「施設基準の届出や管理？ああ、あの人がやってくれているから大丈夫」。

もし貴院でそう思っているなら、それは“属人化”によるリスクの始まりかもしれません。特定の担当者しか詳細を把握していない、必要なファイルが個人のPCの奥に眠っている――。こうした管理状態は、施設基準が組織的に維持されていないことを意味します。そして、この“見えないリスク”は、適時調査時や担当者の退職・異動といったタイミングで、一気に表面化し、病院経営を揺るがす大問題へと発展しかねません。

◆典型的な「属人化パターン」と、その潜む危うさ

貴院でこんな状況が見られませんか？

⚫︎ 個人の記憶や判断に頼った管理

施設基準の運用手順や細かな要件が明文化されておらず、担当者の頭の中にだけ情報がある状態。これでは、いざ引き継ぎが必要になった際、何から手を付けて良いか分からず、業務が停滞します。

⚫︎ Excelファイルがローカル保存され、共有不足

管理用のExcelファイルが個人のPCに保存されたまま。内容がいつ、誰によって更新されたのか不明確で、他部署からは最新情報を確認できません。

⚫︎ 届出履歴や議事録の所在が不明確

「あの会議の議事録、どこにしまったっけ？」「この加算の届出、いつからだっけ？」適時調査の際、過去の資料が見つからず、説明に窮する事態になりかねません。

⚫︎ 「あの人がいないと分からない」が常態化

病院経営に直結する重要な施設基準の管理が、特定の個人に依存している危険な状態です。担当者が突然不在になった場合、業務がストップし、大きな混乱を招きます。

◆属人化が病院にもたらすのは“情報の断絶”と“収益の損失”

属人化の最大の弊害は、情報の流れが滞り、「断絶」してしまうことです。これが、具体的に以下のような深刻なリスクとして病院経営に影響を及ぼします。

⚫︎ 加算の更新漏れ・失効

担当者不在によって必要な更新届の提出を忘れたり、要件維持に必要な業務が行われなかったりすることで、気づかないうちに加算が停止され、本来得られるはずの診療報酬が失われます。

⚫︎ 適時調査での説明不能による返還リスク

過去の届出根拠や、日々の運用記録が明確でないため、調査官からの質問に的確に答えられず、最終的に診療報酬の返還を命じられるという最悪のシナリオに繋がりかねません。

⚫︎ 新規加算の取得チャンスを逸する

担当者個人に情報が集中しすぎていると、組織全体で取得可能性のある加算を検討する機会が失われます。判断や行動が遅れ、せっかくの収益改善のチャンスを逃してしまうことになります。

◆SUMARIQで“チームによる管理体制”をつくる

施設基準管理の属人化は、もはや避けられないリスクではありません。施設基準管理システム「SUMARIQ」は、組織全体で施設基準を“見える化”し、属人化を防ぐための機能を豊富に備えています。

✅ 基準ごとの情報・記録の一元管理

各施設基準の届出履歴、要件、関連する期日、そして議事録や研修記録といった証拠資料まで、全ての情報をクラウド上で一元管理。「誰でも見える」「誰でも確認できる」状態を実現し、情報の断絶を防ぎます。

✅ 調査票や根拠資料のクラウド保管

紙ベースやローカル保存の資料から完全に脱却。必要な時に必要な資料に、部署や担当者を問わずアクセス可能です。共有・引継ぎも簡単になり、情報の探し物の手間がなくなります。

✅ 部署別の基準管理で責任感を醸成

医事課だけでなく、看護部、薬剤部、リハビリテーション科、感染対策室など、基準ごとに「どの部署が管理責任を持つか」を明確に設定できます。これにより、「これはうちの部署の基準」という当事者意識と、日々の運用の継続性が生まれます。

◆情報の分散は“チーム医療”の強力な武器になる

施設基準の管理は、もはや「医事課だけの仕事」ではありません。看護部門、薬剤部門、栄養管理部門など、各職種が関わる加算が増える中で、組織全体で情報を共有し、責任を分担する「チームによる管理体制」が必須となっています。

SUMARIQを使えば、「一人が抱え込まない」運用に切り替えることができ、属人化から脱却した健全な施設基準管理が実現します。それは、病院全体のガバナンス強化に繋がり、ひいては“チーム医療”の質向上にも貢献するでしょう。

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